Bokföring i Travelize - steg för steg

Inledning

Ekonomifunktioner i Travelize

De funktioner som normalt hanteras i Travelize avseende ekonomi är:

  • Inbetalningar 
  • Betalningsuppföljning 
  • Underlag för återbetalningar 
  • Underlag för bokföring av inbetalningar och intäkter
  • Rapporter för avstämning av kundfordringar och kundförskott

Leverantörsfakturor och andra kostnader hanteras normalt direkt i ekonomisystemet.

Förskott -> Intäktsföring = Intäkt

Vi hanterar alla bokningar/betalningar som förskottsinbetalningar. Intäkten uppstår först efter avresa, när ni gör en intäktsföring/bokför i systemet.

Resorna betalas i förskott, ofta i flera separata inbetalningar, en för anmälningsavgift/deposition och slutbetalning. En inbetalning blir ett kundförskott och en momsbetalning, t.ex. såhär: 

1000 kr inbetalt vid 2,6% moms:

  • 1000 kr debet på inbetalningskonto
  • 26 kr kredit momsredovisning
  • 974 kr kredit kundförskott

En inbetalning är inte en intäkt, det är ett förskott. Först när resan avgått går ni igenom funktionen Ekonomi -> Bokför och förskottet "omvandlas" till en intäkt. 

Moms i systemet

Om moms ska anges som påslag (t.ex. 25%) eller som marginalmoms/"baklängesmoms" (t.ex. 20%) avgörs av era inställningar. I nya system anger ni alltid moms som påslag, t.ex. 25, 12, 6, 2,67, medan i äldre system kan det bero på. Kontakta Travelize Support om ni är osäkra på hur ni ska ange era momssatser. 

Förberedelser/registervård

  • Lägg upp inbetalningskonton och andra konton under Ekonomi / Konto
  • Momssats sätts på projektet
  • Intäktskonton sätts på projektet. Det finns upp till 3 kontodimensioner. 

Standardupplägg vs. Avancerat/Projektkalkyl

De flesta av våra kunder använder ett konto på projektet, dvs. hela intäkten går mot samma intäktskonto och EU-moms/paketmoms 2,6% / 2,67% TOMS (Tour Operator Marginal Scheme). Om ni behöver/vill fördela era intäkter på ett projekt på flera konton eller behöver specificera era momssatser kan ni använda Projektkalkyl. 

Exempel 

I exemplen nedan är det en resa som kostar 1500 kr/person. I det första exemplet som är standardupplägget anges endast momsen 2,67% och i det andra exemplet används Kalkylunderlaget för att fördela priset på flera konton och momssatser. (Nedersta raden i kalkylunderlaget avser busspriset, 500 kr).

Om ni vill använda projektnummer eller kostnadsställe så anges det i fälten Konto 2 och -3. Gäller även vid upplägg i Kalkylunderlaget.


Exempel på standardupplägg


Exempel på Kalkylunderlag

Inbetalningar 

Betalningar kan registreras på tre olika sätt

  • Betalning via betalväxel Nets Easy eller Klarna. Betalningar registreras helt automatiskt i Travelize.
  • OCR-betalning. Kräver avtal om OCR med banken. Fil hämtas hem från banken och läses in i Travelize där alla betalningar matchas automatiskt mot bokningar.
  • Manuell inbetalning. Betalningen registreras manuellt under Ekonomi / Betalning.

Bokföring Inbetalningar 

Inbetalningar fördelas på kundförskottskontot (2420 i exemplen) och det momskonto som ligger som generellt konto i systemet (2630 i exemplen). Använder du kalkylunderlaget så slås momssatser och momsbelopp ihop. Uppgifterna får ni fram via funktionen Ekonomi -> Lista inbetalningar. Även återbetalningar kommer med på listan.

När ni markerar Inbetalningarna som bokförda försvinner de från listan (om ni inte inkluderar redan bokförda) och är bra så att ni inte bokför dubbelt. När ni bokfört kan ni också ta ut SIE-fil för konteringen på inbetalningarna. 

Exempel


Sökformuläret för Lista inbetalningar


Kontering på inbetalning enligt standardupplägg


Kontering på inbetalning enligt Kalkylunderlag

Betalningsuppföljning

Läs mer här: Hur hanterar jag betalningspåminnelser?

Återbetalningar

Läs mer här: Hur gör jag en återbetalning?

Intäktsföring / Bokför

När resan har gått så använder ni rutinen Ekonomi -> Bokför. När ni kör den här rutinen så flyttas beloppen från kundförskottskontot till ett eller flera intäktskonton beroende på upplägget i projektet. Har ni angett flera momskonton i kalkylen så flyttas momsen från det generella momskontot och fördelas på dessa. Om det skett ändringar på momssatsen jämfört med när inbetalningen gjorts (t.ex. om bokningen bokats om till ett annat projekt eller avbokats) så fördelas momsen från inbetalningstillfället om enligt nuvarande uppsättning. 

Om inga datum fylls i får ni med alla bokningar som inte tidigare är registrerade som bokförda och som har avrest t.o.m. idag.

Bokningar där inte inbetalt belopp stämmer med totalkostnaden är inte ikryssade, dessa bör ni justera innan bokföring. De kan bokföras genom att kryssa för dem, men då måste ni hantera dessa manuellt och det är inget vi rekommenderar.

Avbokningar bokförs på avbokningsdatumet och inte på projektets avresedatum.

I nästa steg visas alla bokningar och det görs en summering per konto. Skriv ut detta som underlag till bokföringen.

Genom att klicka på knappen ”Bekräfta bokför” så sätts bokningarna som bokförda. Inga ändringar som påverkar ekonomin kan göras därefter på bokningarna.

Exempel


Intäktskontering enligt standardupplägg


Intäktskontering enligt kalkylunderlag

SIE-fil

Export av SIE fil med sammanställd kontering för inbetalningsjournal och intäktsjournal kan tas ut i systemet under Ekonomi -> Exportera SIE. Om denna funktion inte är aktiverad i ert system så lägg ett ärende till supporten.

Ångra bokföring/intäktsföring

Om någonting blivit fel i bokföringen och måste göra en justering kan ni använda funktionen Ekonomi -> Ta bort bokföringsflagga. Där kan ni antingen ta bort ett helt bokförings-ID, eller ner på individuell bokningsnivå.

Observera att funktionen tar bara bort bokförflaggan på bokningen, dvs. att bokningen går att ändra igen. När en bokning är bokförd är den ju annars låst för ändringar. Om ni tar bort bokföringsflaggan så kommer bokningen med i Bokförfunktionen igen. Ni får inget underlag på "backningen" utan ni måste hantera den helt manuellt.    

Avstämningar

Inbetalningar

Avstäms lämpligen dagligen med Lista inbetalningar.

Kundfordringar och kundförskott

Sker lämpligen månadsvis.

Kundfordringar och kundförskott kan avstämmas mot rapporterna Total kundfordran och Totalt kundförskott.

Ange avstämningsdatum.

Kundfordringar är restbelopp mot totalbeloppet på bokningen för de som avrest t.o.m. angivet avstämningsdatum.

Kundförskott är de belopp som är inbetalda på angivet avstämningsdatum och där bokningen inte har avrest på detta datum.

Information till kunder som tidigare har använt Rebus

Rapporten Lista inbetalningar i Travelize motsvarar Bokföringsunderlaget – Kundinbetalningar i Rebus.

Rapporten Bokför i Travelize motsvarar Bokföringsunderlaget – Kundfakturor i Rebus.