Allt du behöver veta om allotment

Allotmentvärden

Generellt i systemet för alla resurser där ni kan ange allotment gäller: 

  • 1 eller ett högre värde betyder att det finns så många platser eller rum.
    T.ex. om ni i rumsallotment anger 20 på ett dubbelrum så finns det 20 dubbelrum.
    Om ni på en transport anger 55 så betyder det att ni har 55 platser på transporten i fråga.  
  • 0 betyder på förfrågan, om ni genom inställningar tillåter bokning på förfrågan/väntelista. Läs mer om detta nedan. 
  • -1 betyder att det det inte kan säljas alls/säljstopp. Ingenting kommer kunna bokas in. 

Rumsallotment

Rumstyper kan ställas in på två sätt, det ena är "vanlig" rumshantering, där exempelvis ett dubbelrum kan som standard endast säljas till 2 personer, och det andra är enhets- eller lägenhetshantering. Då ställer du in att t.ex. en rumstyp kan ta maximalt 6 personer och det kan då bokas för 1-6 personer. Detta är vanligt för t.ex. stugor, lägenheter och liknande. 

Vanlig rumshantering

Du ställer in hur många som kan bo i rummet som standard under själva rumstypen i fältet Antal personer / Rum. 


Antal personer i rum

Du kan sedan på respektive rumsallotment korrigera detta med hjälp av tomsängar eller extrasängar. Om du exempelvis har ett allotment från en leventantör på 20 dubbelrum, men 5 av rummen kan du sälja som enkelrum så lägger du upp det såhär: 


Rumsallotmentuplägg exempel

Detta betyder alltså att vi har 20 st dubbelrum i vårt allotment. 5 av dem kan vi sälja med 1 tombädd, vilket då i praktiken blir ett enkelrum. Samma sak kan göras för extrabäddar. Du kan också sälja rum med fler än 1 tombädd/extrabädd per rum. Du kan ha rumskonfigurationer med upp till 4 tombäddar eller extrabäddar. 

Om du får ditt allotment från leverantören i fasta antal per rumstyp, t.ex. 17 dubbelrum, 5 enkelrum och 2 tripplerum så lägger du upp ett allotment för varje rumstyp och använder inte tombäddar eller extrasängar. 

Enhets- och lägenhetshantering 

För stugor, lägenheter och liknande som ska ha samma pris oberoende av hur många som bor i stugan/lägenheten så ställs detta in på rumstypen. 


Rumstyp för lägenhet/stuga

Detta gör så att rumstypen i exemplet kommer kunna bokas för 1-6 personer. Observera att antal person per rum och enhetsinställningen på rumstypen ska vara inställt till samma antal.

Automatisk nedräkning

Systemet räknar automatiskt ned allotment på projekt som bokas och när ändringar/avbokningar sker. Det är alltid den resurs kopplat till projektet med minst antal allotment som styr hur mycket som går att boka. Om t.ex. transportallotment är slut, men det finns platser kvar på hotellet spelar detta ingen roll, eftersom det är 0 platser kvar på transporten kommer projektet stå som Fullt/Boka på väntelista beroende på era inställningar. 

Infants (barn under 2 år) 

Om Infants/barn under 2 år är aktiverat i systemet och ni gör en bokning med infants så drar de inget allotment på varken transporter eller rumsallotment eller något annat. Detta är för att barn under 2 reser utan egen plats. Om ni inte har infants i ert system, eller tvärtom vill inaktivera denna hantering - kontakta Travelize Support. 

Delat allotment mellan olika projekt

Om du kopplar någon av dina resurser till flera projekt så kommer de att dela på det allotment som finns. T.ex. kan du ha flera projekt som delar på samma hotell/rumsallotment eller på samma transporter. Om du kopplar ett projekt till ett hotell som är kopplat på något annat projekt under samma eller delvis samma datum så kommer de alltså att ta från samma rumsallotmentupplägg.

Om du inte vill dela allotment mellan projekt

I vissa fall kan delat allotment på hotellnivå inte vara önskvärt. Kanske har ni fått helt separat allotment för två grupper som bor på ett hotell under samma period. Då får ni lägga upp det som två separata hotell och koppla de två projekten till olika hotell. I det fallet delar projekten inte på rumsallotment. 

Väntelista/Bokning på förfrågan

När det inte finns mer bokningsbara platser på ett projekt blir det fullbokat. Om ni vill tillåta bokningar på väntelista så kan detta ställas in på flera sätt. Dels finns en generell inställning där ni kan ställa in att väntelistebokning alltid ska vara aktiverat. Denna ligger som en Grundparameter under Systemadministration och heter waitinglistenabled. Det vanligaste är dock att detta styrs på antingen produkt- eller projektnivå, dvs. ni ställer in baserat på vilken resa eller avgång det är om det ska vara tillåtet med väntelistebokning. 


Väntelista-inställning på produkt


Väntelista-inställning på projekt